学年更新時によくある質問

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学年更新はいつ、誰がするのですか？

新年度になる前に準備が出来次第、もしくは新年度を迎えたタイミングで、各施設(学校)の管理者が行います。 卒業生（それに該当するユーザー）の登録の削除についてもメール配信を行うことがなくなり次第、対応を行ってください。 また、新年度でマチコミの管理者が変わる場合、現管理者と次管理者のどちらが行なうかも、あらかじめ決めてください。 ※引継ぎがなされず、施設内で問題となるケースが多発しています。 ※学年更新は自動では行われません。 ※学年更新が行われていない場合、卒業生（それに該当するユーザー）へメールが配信され続けますのでご注意ください。

学年更新の詳しい手順書はありますか？

webにて学年更新の手順書をご用意しております。 以下よりご確認いただくことが出来ます。 [【グループ型】学年更新について](https://mcomi-mgr.liveagent.jp/208691-) [【名簿型】学年更新について](https://mcomi-mgr.liveagent.jp/148328-)

登録者への告知はどのように行えば良いか？

学年更新の実施前に、以下内容をご参考にマチコミのメール配信でご案内ください。 --------------------------------------------------------------- 【方法A】全ユーザー削除の手順で学年更新を行われる場合 在校生の保護者の皆さま 【学年更新のお知らせ】 ●月●日～●日より、進級に伴いマチコミメールの学年更新（グループ整理）を行います。 つきましては一度、全てのユーザーの登録を削除いたしますので、新しいグループへの登録をお願いいたします。 ※新しいグループの登録用メールアドレスは、また後日プリントにて配布いたしますので、しばらくお待ちいただきたく存じます。 マチコミアプリをご利用の方はアプリトップ画面の「連絡網」から、登録グループが一時的に消えますが、再登録後に表示されますのでご安心ください。 何卒、よろしくお願いいたします。 卒業生の保護者の皆さま 【卒業生の登録削除のお知らせ】 マチコミメールでは、グループに登録がある状態ですと学校からのお知らせが配信され続けます。 そのため、3月いっぱいを持ちまして、卒業さ...

卒業生や転校などで不要となったユーザーの削除はどうすれば良いか？

PC管理画面の[ユーザー管理]→「ユーザーの削除」より削除をしてください。 詳しくは以下をご確認ください。 [グループ型施設の場合の手順](https://mcomi-mgr.liveagent.jp/844886-)[名簿型施設の場合の手順　　　](https://mcomi-mgr.liveagent.jp/974235-) ※一度削除したデータの復元はできません。削除対象をご確認した上で削除を行ってください。

【グループ型】卒業生や不要となったユーザーの削除はグループ設定画面の「使用」のチェックを外すだけでいいですか？

「使用」のチェックをはずすだけでは手続きは完了しません。必ず卒業生・不要なユーザーを削除してください。 ※削除を行わない場合、該当グループに登録されているユーザーには「全員に配信」指定された施設からのメールや、マチコミリサーチなどが配信され続けます。 手順については、下記リンクより参照ください。 [グループ型施設の場合の削除手順](https://mcomi-mgr.liveagent.jp/844886-) 【注意！！】 下記の対応では管理画面上の選択肢より当該グループが消えるのみとなります。 登録情報は削除されません！

【グループ型】グループ設定の際、「登録情報を設定していないグループは使用できません。登録情報を設定してください。」とエラーメッセージが表示されて更新を行うことが出来ません。

以下に該当される施設に関しましては、【設定内容を保存する】をクリックされた際にエラーメッセージが表示されます。 ・PC管理画面を開いた際、トップに「登録情報が設定されていないグループがあります。「グループ設定」から登録情報の更新を行ってください。」という警告メッセージが表示されている。 --------------------------------------------------------------- ・新規で作成したグループの[登録情報]の設定が【なし】の状態になっている。 --------------------------------------------------------------- 【対処方法】 --------------------------------------------------------------- 以前は登録情報の設定を行わない状態でもグループをご利用いただけましたが、設定がない状態でユーザーが登録した場合にお名前などによるユーザーの識別が出来ず運用に支障を来す事例が多く見られました。 そのため、現在は使用されるすべ...

【グループ型】グループ設定画面のグループ名を変更するだけで学年更新は完了しますか？

グループ名を変更するだけでは、学年更新は完了ではありません。 連絡する必要がなくなった卒業生（またはそれに該当するユーザー）の削除をし、新一年生（またはそれに該当するユーザー）の保護者に登録を周知していただく必要があります。 ※ユーザーの登録は自動では削除・追加されませんのでご注意ください。 学年更新作業の詳細な手順については、下記をご確認いただきますようお願いいたします。 [グループ型施設の場合](https://mcomi-mgr.liveagent.jp/208691-)[　名簿型施設の場合　](https://mcomi-mgr.liveagent.jp/148328-)

【グループ型】新年度用にグループを増やすことはできるか？

グループを増やすことは可能です。 ※無料プランの場合は50個までの制限があります。 　有料プランは無制限です。 グループを増やしたい場合は、パソコン管理画面「グループの設定」画面の一番下にある「＋グループを追加」ボタンをクリックしてください。 詳細な手順については、下記をご参考ください。 [【グループの設定方法】](https://mcomi-mgr.liveagent.jp/644643-)

【グループ型】登録期限を「2026年3月31日」に設定しています。学年更新をするにあたり、登録期限の設定はいつにすればいいですか？

2026年度用の運用をする場合は、「2027年3月31日」に設定いただくようお願いいたします。 登録期限の設定手順については、下記に記載がありますのでご確認ください。 [【グループの設定】](https://mcomi-mgr.liveagent.jp/644643-%E3%82%B0%E3%83%AB%E3%83%BC%E3%83%97%E3%81%AE%E8%A8%AD%E5%AE%9A) また、登録期限の設定をしないことも可能です。 その場合は、いつでも保護者の方が登録できる状態になります。

【グループ型】新学年でクラス分けをする場合はどうすれば良いか

クラス毎のグループを作成することで便利にご活用いただけます。 グループの作成手順については、下記をご確認ください。 [【グループの設定】](https://mcomi-mgr.liveagent.jp/644643-%E3%82%B0%E3%83%AB%E3%83%BC%E3%83%97%E3%81%AE%E8%A8%AD%E5%AE%9A) 尚、無料プランでは50個までの制限があります。 有料プランご利用の場合は、無制限となります。

【グループ型】学年でグループ分けをしていません。同一グループに卒業生（それに該当するユーザー）と在校生が混在している場合、卒業生はどのように削除したらいいですか？

ご状況により手順が異なります。該当する項目をご確認ください。 ■ ユーザーが名前を登録している場合 名前からユーザーを検索し、 卒業生（それに該当するユーザー）のみ削除を行ってください。 [ユーザーの登録状況確認方法](https://mcomi-mgr.liveagent.jp/727473-) ■ ユーザーが名前を登録していない場合 卒業生かどうかの判別ができないため、 保護者側から退会手続きを行っていただくようお伝えください。 [　ユーザーからの退会手順　](https://mcomi-mgr.liveagent.jp/597484-) ※アプリをご利用の方・アプリをご利用ではない方、それぞれの手順についてご案内しています。 新年度になるタイミングで一度全ユーザーの削除を行い、その上で学年ごとのグループ分けへの切り替えをおすすめいたします。

学年更新をしようとしたところ、管理画面の「設定」や「削除」ボタンが表示されません。

初期管理者（管理者ID「main」）以外の管理者の場合、権限の設定により表示されない機能があります。 下記いずれかのご対応をお願いいたします。 1.権限変更をする ご利用アカウントの権限を変更することで、表示されていない機能を表示させることが可能です。 権限変更方法については、下記の「■権限の設定」の項目をご確認ください。 [【管理スタッフの追加・権限の設定】](https://mcomi-mgr.liveagent.jp/137871-%E7%AE%A1%E7%90%86%E3%82%B9%E3%82%BF%E3%83%83%E3%83%95%E3%81%AE%E8%BF%BD%E5%8A%A0%E6%A8%A9%E9%99%90%E3%81%AE%E8%A8%AD%E5%AE%9A) 2.初期管理者アカウントでログインする 初期管理者アカウント（管理者ID「main」）でログインすることで、全ての権限を使用することが可能です。 パスワードがご不明の場合は、施設の管理者様がご存知かと存じますので、お尋ねいただきますようお願いいたします。

最新のマチコミ登録手順書が欲しい

最新のマチコミ登録手順書は下記になりますので、必要に応じて印刷してご利用ください。 [【マチコミ登録手順書】](https://machicomi.jp/info/public_manual/entry_manual.pdf) また、上記はパソコン管理画面からもアクセスできるようになっております。 アクセス手順については、下記をご確認いただきますようお願いいたします。 [【グループ型】ユーザーへの告知方法](https://mcomi-mgr.liveagent.jp/619163-) [【名簿型】登録方法の周知](https://mcomi-mgr.liveagent.jp/676286-)

サークルや学童クラブなどでも「学年更新」は必要ですか？

「学年更新」は、卒業生など配信が必要なくなるユーザーを削除する作業も含まれます。 手順書に沿ったお手続きは必要ございませんが、卒業生や退所された方など、施設からのメールが必要ないユーザーは削除していただきますようお願いします。 手続き方法につきましては以下をご確認ください。 [グループ型施設の場合の手順](https://mcomi-mgr.liveagent.jp/844886-)[名簿型施設の場合の手順　](https://mcomi-mgr.liveagent.jp/974235-)

【グループ型】管理画面から、既に登録されているユーザーを新しいグループに追加登録できますか？

可能となっています。 詳細な手順については以下のリンクよりご確認ください。 [【グループ型】既存のユーザーを別グループに追加登録したい](https://mcomi-mgr.liveagent.jp/588151-)

幼稚園・保育園で登録されている方が1年生になるときに、学年更新と同じようにデータを小学校へ引継げますか？

セキュリティー上の理由により、別の施設へのデータの引継ぎはできないようになっております。 （同系列の別施設であっても不可） 別の施設でご利用される場合は新規でご登録ください。

小学校で登録されている方が中年生になるときに、学年更新と同じようにデータを中学校へ引継げますか？

小学校と中学校は別の施設という扱いになるため、異なる施設へのデータの引継ぎはできません。 こちらはセキュリティー上の理由によるものとなりますので、ご了承ください。 進学した学校で引き続きマチコミをご利用になる場合は、施設情報を新規でご登録ください。

登録用メールアドレスの変更はできますか？

登録用メールアドレスは固定のため変更はできません。 グループ名を変更してご利用ください。

管理画面にログインしようとしたところ、「管理IDかパスワードが正しくありません」と表示されログインできません。

管理IDがご不明な場合、初期管理者のIDは「main」です。 「main」以外のIDをご使用の方は、初期管理者に確認を行ってください。 パスワードがご不明な場合、管理画面（ログイン画面）の「パスワードを忘れた方」をクリックして、パスワードを再設定してください。 ご入力の際は、大文字・小文字、半角・全角も区別されますので、ご注意ください。

管理画面にログインしようとしたところ、「入力された施設IDが存在しません。入力された施設IDに誤りがあるか、施設が解約または停止されています。」と表示されログインできません。

■「入力された施設IDが存在しません。入力された施設IDに誤りがあるか、施設が解約または停止されています。」のメッセージが表示される場合 このメッセージは、入力された施設IDやパスワードなどに誤りがある場合、若しくは既に解約されている施設のIDが入力された場合に表示されます。 システム上では「入力の誤り」または「実在しないIDの入力」のどちらなのかについて、判別が行えません。 いずれもシステムから見た際には「登録がない」という状態であり、間違えているのかそれとも本当に存在しないのかは、プログラムで判断することができません。 そのため、メッセージでは「入力された施設IDに誤りがあるか、施設が解約または停止されています。」という形で、両方の可能性についてのご案内となっています。 ご了承ください。 施設IDは、マチコミ導入時に送付しました「[ユーザー証書](https://machicomi.jp/admin/img/img_about_estaid.gif)」に記載されている半角英数字の文字列です。 こちらをご確認いただき、今一度ログインできるかご確認ください。 また、入力の際は「...

横浜市の小中学校の学年更新はどのような手続きが必要ですか？

※重要（必ずご確認ください） 2024年度より、横浜市では別システムを導入している状況が確認されていますが、 引き続き小・中学校にてマチコミを利用する場合は、下記のルールに基づいた運用をお願いします。 横浜市立の小・中学校につきましては、ご導入時に締結した「個人情報保護に関する協定書」に基づき、 全ユーザーの削除対応が必要となります。 現状、締結の解消はされていない状況となっておりますので、下記手順をご確認の上、必ず「方法A」にてお手続きを行ってください。 [【方法A】全ユーザー削除　](https://mcomi-mgr.liveagent.jp/903072-) PTAが運営・管理している小・中学校につきましては、 「個人情報保護に関する協定書」を締結していませんので、【方法B】卒業生（それに該当するユーザー）の削除およびグループ名変更による対応も可能です。