新年度になる前に準備が出来次第、もしくは新年度を迎えたタイミングで、各施設(学校)の管理者が行います。
卒業生（それに該当するユーザー）の登録の削除についてもメール配信を行うことがなくなり次第、対応を行ってください。
また、新年度でマチコミの管理者が変わる場合、現管理者と次管理者のどちらが行なうかも、あらかじめ決めてください。
※引継ぎがなされず、施設内で問題となるケースが多発しています。
※学年更新は自動では行われません。
※学年更新が行われていない場合、卒業生（それに該当するユーザー）へメールが配信され続けますのでご注意ください。